Plan de formación Jefes de Proyectos: back to basics

Llevo días revoloteando al rededor de esta faraónica tarea de preparar un plan de formación y darle contenido. Partiendo de mi primer post he de decir que sería muy pretencioso por mi parte realizar toda esa formación. De hecho hay áreas de la gestión de proyectos que en mi carrera profesional aún no he realizado lo suficiente cómo para formar a nuevos jefes de proyecto. He reflexionado al respecto y estoy ultimando un plan mas reducido y concreto. Me centro en lo básico de la actividad profesional de un jefe de proyecto y además me apego mucho a la realidad laboral de nuestra empresa, al fin y al cabo necesito tenerles operativos lo antes posible y aprenderán más en el día a día que conmigo. Pero lo básico hay que darlo. ¿Qué es lo básico? Buena pregunta. En mi opinión tengo que dedicar tiempo a:

1. Introducción a la gestión de proyectos
   1. Definición de proyecto: Proyecto vs operaciones.
   2. Objetivos de la gestión de proyectos
   3. Dirección vs. Gestión de proyectos.
   4. Tiempo vs. Dinero vs. Calidad.
2. Definición del proyecto
   1. Alcance
   2. Objetivos
   3. Responsables
3. Plan de trabajo
   1. Definición de plazos,
   2. Hitos significativos
4. Descomposición de tareas
   1. Análisis y diseño de las necesidades
   2. Planificación final.
5. Riesgos
   1. Identificación de principales riesgos.
   2. Planes de contingencia.
6. Seguimiento
   1. Control del avance
   2. Gestión de Cambios
   3. Gestión de Equipos
7. Finalización y Entrega del proyecto.
   1. Control de calidad
   2. Validación producto
8. cierre de un proyecto
   1. Documentación
   2. Evaluación post-mortem
   3. Aprender del proyecto
9. Puntos esenciales de éxito
   1. Gestión de personas y motivación
   2. Definir y mantener buenas reglas de comunicación
   3. Consejos de negociación y reuniones

Bueno este sería mi plan, reducido en el alcance pero un poco más detallado en el contenido. No entro ni en costes ni en adquisiciones ni en concursos o presentación de ofertas completas pero es que por ahora nada de eso lo van a necesitar (y no les queda nada hasta que se planteen algo con el PMI )

Me queda pulirlo y darle contenido. Se aceptan propuestas, consejos y correcciones.

Microsoft y el Desktop 2.0.

Llevo un par de semanas con sesiones en Microsoft sobre el aluvión de lanzamientos que nos esperan en el 2.008. Windows Server 2008, Visual Studio 2008, SQL Server 2008, CRM4.0, AX5.0, etc.

La verdad es que abruma ver la capacidad de esta empresa para generar productos y sobretodo ponerlos en el mercado. Pero volviendo al motivo de esta entrada: Desktop2.0. Este nombre es mío, trato de explicar con él el gran cambio que nos espera, como otros hicieron con el término Web2.o. Este cambio no es en el mismo sentido, de hecho el cambio también se aplica a las soluciones web de la casa y tampoco es propio de MS.

Después de la Web2.0 y las aplicaciones colaborativas,
llegan las aplicaciones “de diseño”

¿Qué quiero decir con esto? Trato de resumir el cambio que se esconde detrás de WPF, Silverlight e iniciativas similares de Adove y otros. Si la extensión de Ajax significó todo un cambio de visión de cómo debían ser las aplicaciones WEB. Ahora nos enfrentamos de nuevo a otro cambio.

Las aplicaciones van a volverse productos con un
cuidado diseño, ricas gráficamente y buscando
cambios en el paradigma de uso de las mismas.

Lo que he visto estos días está más o menos ya en el mercado, WPF lo está desde hace tiempo, pero con la nueva versión de Visual Studio y la Expression Suit van a llevar hasta un extremo la facilidad de colaboración por parte de profesionales gráficos en el mismo proyecto de desarrollo como nunca antes había existido. Aplicaciones de este tipo ya se han visto, pero siempre como pequeñas aplicaciones parte del S.O. o widgets o cosas así. Pero ahora nos lo llevan hasta las aplicaciones de gestión, a todo.

Para ser justos no hemos llegado a ver ni una sola aplicación de gestión con un “aspecto” Vista o WPF eso creo que nos tocará a los asistentes. Según Microsoft Dynamics será la primera en estar construida sobre WPF pero la verdad por lo que vimos de CRM4.0 no hay un cambio real en el paradigma de UI. De AX5 no hay todavía imágenes al acceso público. Quizá esa sea la señal del cambio. Creo que no.

Bien pues quieren que seamos nosotros.

Para todos los que no me hayáis entendido (la mayoría imagino) nos presentaron algunas aplicaciones on-line que representan cambios importantes en cómo hasta ahora se han hecho las cosas.

Tenemos un buscador tafiti es un meta buscador, lo novedoso es la interfaz. Después de realizar la búsqueda puedes conmutar entre los distintos universos de búsquedas con un efecto muy interesante y sobre todo destaca el pulsar en la búsqueda web en la visión Árbol (el árbol de arriba).

También vimos un prototipo de portal de viajes en el qué en vez de seleccionar con listas desplegables se selecciona sobre un mapa el origen y el destino, las fechas y los precios y gráficamente se ven los trayectos, los precios y las fechas.

Y una aplicación de escritorio es el visor del New York Times del que sólo he encontrado un vídeo

Va a ser complicado encontrar ese paradigma de uso que haga diferente, que haga espectacular a nuestra aplicación, que la haga única y por tanto vendamos mas claro.

Hoy era el día

Si, hoy era el día en que me tocaba la revisión salarial. Mi jefe me ha dejado para el final y yo también le he andado evitando ¿Por qué nos evitamos? Evidentemente ambas partes nos temíamos acabar mal.

Llevo 10 años en la empresa, bueno los hago el próximo viernes, y desde el principio mi relación con el proyecto no ha sido la del asalariado típico. Me lo he tomado como me tomo todo proyecto “como si fuera mío” sin serlo. El resultado no puedo decir que haya sido malo. Ni que mis expectativas no se hayan cumplido en muchos aspectos. Desde luego no en lo económico aunque nunca ha estado mal y nunca ha dejado de crecer.

Pero llega un momento en que uno se plantea qué está haciendo. En mi caso, llevo años dedicandole el 90% de mi tiempo con noches y fines de semana por un mismo fijo y sin un sólo compromiso firme por parte de mi jefe y a la sazón propietario, vamos que si mañana cierra el chiringuito me quedo con una mano delante y otra detrás. Todo esto, masoquista que es uno, se llevaría si el proyecto fuera excitante pero no lo está siendo desde hace tiempo.

Hace meses le expuse que la cosa no podía seguir así. Puse sobre la mesa 3 aspectos que no podían seguir tal cual estaban:

• El proyecto: Hace tiempo que mi jefe sólo tiene en mente un proyecto novedoso en el que lleva metiendo el dinero y su tiempo por lo menos 2 años sin atender al 99% de su facturación que somos el resto. El problema no es tanto que tenga esa visión como que nos deja a los demás sin un norte, sin un objetivo y sin presupuesto para avanzar. El futuro es su proyecto pero el presente se nos complica y el dinero sale de ahí.
• El equipo: Como se puede inferir por varios de mis entradas iniciales mi opinión sobre el equipo con el que en estos momentos cuento no es buena. Hace tiempo que no encuentro innovación ni dedicación. Me veo sólo sin posibilidad de comentar con nadie mis inquietudes sobre todas las novedades como web2.0, Ajax, WPF, etc. etc. ¡Por dios que vendemos sistemas web en formato SaaS!
• Mi relación con la empresa. Lo he dicho así aunque principalmente es salario, se incluiría también la sensación que tengo de realmente no ser parte. ME he matado por esta empresa y nada es mio. Ni un 1%. Pero es que debo seguir matándome por ella. Día a día las cuestiones que requieren mi atención, mi gestión o mi supervisión superan el tiempo razonable para una jornada y es mi responsabilidad ya no hay nadie más detrás.

Lo más hiriente es que mis expectativas se entienden como locas e imposibles cuando son las mismas que hace 7 años. Con aquello que ya creía justo hace 7 años me daría por enterado del compromiso real de mi jefe conmigo. Y no es una locura. Los tiempos han cambiado pero este objetivo es el de un consultor gerente de una multinacional con 1 sólo proyecto entre manos. Han pasado 7 años y durante todos ellos he mantenido de 4 a 7 proyectos en paralelo!

Pero no sólo del pasado vivo, si no lo arreglé entonces mal lo voy a arreglar ahora. Baso mis pretensiones en el futuro, tengo cientos de ideas y proyectos que podrían cambiar radicalmente nuestros productos y la percepción que de ellos tienen los clientes. Pero entre que no hay equipo y que mi jefe sólo tiene tiempo y dinero para su proyecto y para desmontar el tuyo no encuentro forma de darles salida, aquí.

Y eso le he expuesto. Buen negociador él me ha dejado claro que no hay forma y se las ha arreglado para posponer la reunión. Me ha ganado esta mano

Hablando sobre el éxito en proyectos

Tengo que darle las gracias a mi amigo Joe (permíteme la licencia) por dedicarme toda una entrada en su reconocido blog es para mí todo un honor que no esperaba y creo que no merezco Muchas Gracias.

Entrenar Jefes de Proyectos

Como he comentado de pasada en alguna entrada anterior, de aquí a fin de año debo enfrentarme a la difícil tarea de recibir y formar al menos a dos nuevos miembros de mi equipo. Esta es una tarea muy seria puesto que en ello va el lograr tener a dos compañeros más en el equipo pero además el lograr que sean capaces de desempeñar adecuadamente su trabajo, y por que no decirlo lograr su confianza y fidelidad.

Habría sido muy fácil mandarlos a tomar un curso de gestión de proyectos pero esta opción que no está descartada es a la par que costosa también me impedirá conocer mejor las capacidades de cada uno. Por ello he optado por empezar con formación interna.

Claro eso lo decidí antes de haberme puesto en serio a intentar preparar el material para estos cursos. ¿En qué estaría pensando?

Se me ha puesto realmente difícil. Por que será que siempre parece muy fácil el realizar una tarea pero es muy complicado el dar un paso atrás y enseñar a otro a hacerlo. en ello estoy y me parece que lo iré compartiendo aquí a ver si me vais dando ideas.

Inicialmente he pensado en 3 grandes áreas de formación debido a que somos una empresa de desarrollo de software, CRM y B.I. principalmente en un modelos SaaS (así lo llaman ahora que llevamos 15 años haciéndolo) y con dispositivos móviles tendré que cubrir tanto la técnica de gestión de proyectos como aspectos del negocio de nuestros clientes (tenemos un segmento muy vertical en CRM) como de tecnología involucrada en la solución.

Via bubble.us he preparado un diagrama con los hitos que en en este momento entiendo que tendrá que tener esta formación. Por ahora wordpress.com no tiene el plug-in de bubble por lo que os pongo un jpg.

Ahora tengo que darle contenido a esto. Podría poner los cientos de entradas de referencias que tengo en del.icio.us ahora todas de golpe pero seamos sensatos y vayamos paso a paso.

No me preocupa tanto el enseñarles la parte teórica como el encontrar casos prácticos suficientemente bien montados para parecer reales y pedirles que practiquen en grupo. Y que esos sean lo más heterogéneos posible. ¡Hay áreas de la gestión de proyectos que nunca he aplicado! No me ha hecho falta aún.

Bueno, ya tengo el plan general. Mañana mas (por ponerme un objetivo vamos )

liderazgo, oportunidades y las dos ligas.

Estába a punto de escribir un comentario en liderazgo sin título pero lo que iba a decir es tán “off-topic” que mejor me lo traigo aquí. El artículo viene a defender que en contra de una creencia muy extendida no sólo los poderosos y ricos pueden influir en los demás, que el liderazgo es algo que se pude lograr con esfuerzo. Hoy estaré menos optimista pero tengo que disentir, un poco. No es que no piense que lo principal en esta vida es “querer” y que cualquiera con las ganas suficientes puede llegar a ser un líder. Todo eso es cierto.

Pero en cambio si que creo que en esta vida sigue ocurriendo y ocurrirá el que las personas que pertenecen a familias pudientes tienen mejores oportunidades. Y los de familias muy pudientes o poderosas juegan digamos que a otra liga en esto de los negocios.

Ya sea porque han mamado desde pequeños lo que otros tenemos que aprender, ya sea por las puertas que se les abren, o por lo que sea, pero uno ve que mucho mucho esfuerzo hay que poner para igualar lo que es tener una educación “pudiente”. No digo que la tengan mejor, puede que si, sino que al menos la tiene con personas que de entrada ya forman una red de contactos privilegiada. Y todo eso antes del networking social actual.

¿Cuantos compañeros de estudios os pueden abrir puertas? Tengo amigos que los tienen, sólo porque estudiaron en tal o cual colegio o vivían en tal sitio.

A lo mejor me fastidia haber estudiado allí también y no tenerlos como amigos pero es quizá por eso por lo que veo tan marcada la diferencia.

Recuperando algo de optimismo concedamos que con esfuerzo uno puede conseguir lo que sea. Pero qué esfuerzo debe un profesional dedicar para llegar a ser consejero de 2 o 3 multinacionales. Por qué si miras los que lo son la mayoría tienen “apellido”. Miremos sino esté bonito diagrama de poder en España; esas familias controlan casi el país, en lo económico al menos. Luego hay una segunda liga de gente con contactos y buenas escuelas y sólo detrás el resto.

Me imagino que este análisis se aplica a otros muchos países y a cada nivel que uno quiera. Al final lo mejor es lo de zapatero a tus zapatos y yo a lo mio, a esforzarme en lograr superar todas mis metas.

El proceso

“If you can’t describe what you are doing as a process,

you don’t know what you’re doing.“

- W. Edwards Deming

Sobre el precio de las cosas y los clientes que se “ofenden”

Estos días ando entregando presupuestos y explicando a mis colaboradores cosas que yo en su momento no entendía. Tampoco es que ahora lo entienda mucho, pero digamos que lo acepto. Es el tema de las negociaciones. De casualidad encuentro en el blog de Tic&Tac una transcripción de un foro en el que se ve la evolución de la ofertas de ERP que le hicieron diferentes proveedores a un cliente. Dejando de lado el hecho de decidir así, o de los argumentos de unos y de otros en el foro original, en la entrada Luis (tic616) y los demás critican a esos proveedores que “tiran” los precios al final “para pillar como sea”

Yo estos días me encuentro en situaciones similares. Entiendo que el coste de que hagamos el proyecto X al cliente Y tiene un precio justo de Z euros. Pero no lo sacaremos. Tendremos al final que bajar el precio, el cliente lo pedirá. Incluso tendremos que bajar “drásticamente” el precio.

¡Oh, Qué falta de profesionalidad! ¡Competencia desleal! ¿El cliente se ofende?

Yo lo haría, mejor dicho yo lo habría hecho unos años atrás.

Ahora, después de ver algo más de mundo y sobre todo sectores ya no estoy tan convencido. Digamos que hablamos de una imprenta y no de consultoría o proyectos software, las máquinas nos cuestan NNN miles de euros al mes de crédito y las tengo paradas ¿Qué hago? Pues vendo trabajos por debajo de coste. Al menos pierdo menos y no tengo parado el negocio. Esto lo he visto muchas veces y aunque a unos y a otros en el sector les duele todos lo hacen.

Esto mismo lo voy viendo en todos los mercados. ¿En que se diferencia el ERP o el CRM? Tienes unos costes (personal, infraestructura, etc.) que mientras no trabajan son todo a fondo perdido. Que el cliente XX sólo te coge si lo “regalas” ¿Pero que esperáis? ¡Pues lo regalo! Necesito el dinero.

Pero si son los propios clientes los que juegan este juego para al final salir ofendidos con la rebaja sin sentido pero seleccionar al competidor C que bajó más.

No obstante el asunto se justifica en esa situación de bacas flacas ¿Cuando pasó a ser el método típico de ajuste de las ofertas? Si tienes trabajo, si tienes tu equipo ocupado ¿Cómo vas a justificarte a ti mismo este modo de actuación? Siendo sincero, últimamente dejamos pasar oportunidades, allí donde no vemos que sea realmente nuestro ámbito específico de actuación no entramos si no nos obligan. Pero en lo que si es lo nuestro y a pesar de estar “cargados” de trabajo si negociamos, y lo hacer por el miedo a que la competencia se lo lleve. Cuando el abanico de proveedores es pequeño, lo proyectos no son muy numerosos y sobre todo los clientes son un sector muy cerrado, el impacto de que un competidor te gane un proyecto es “doloroso” por lo que luchamos todos a muerte.

En último término el mismo cliente te cuestiona la razón del coste, te cuestiona que sean tantas horas, te cuestiona que si vale eso pues no le interesa porque tampoco le aporta tanto valor. Y acabas bajando el precio.

Lo más gracioso es que por otro lado tenemos el otro extremo, proyectos o reuniones que apenas se ha necesitado esfuerzo ni tiempo pero se ha dado mucho valor a un cliente , me viene a la cabeza la otra entrada también en el blog de Luis ¿Cuanto le cobramos? y los interesantes comentarios.

Decía al principio que “no lo entiendo pero lo acepto” y es verdad. Hay algo que no me encaja, el cuerpo te dice que esta no es la forma de trabajar o que no es justo pero es el entorno en el que me ha tocado desenvolverme. Ese entorno parece algo de nuestros días, hablando con familiares y amigos mayores (más mayores que yo vamos) y comentado cómo ven ellos el mundo de los negocios y las empresas hoy y hace 25 años, en España y fuera, lo que me comentan es que está todo mucho peor, que se ha perdido una “caballerosidad” ,“educación” y “honestidad” que antes dirigía los negocios. No puedo comparar pero si siento que ahora esos valores brillan por su ausencia.

Da un poco de pena a veces.

Ya me he leído “El libro negro del emprendedor”

Estos días he devorado este libro, pillé referencias en Actualidad Económica o Emprendedores (si, a veces compro algunas cosas que …) y me picó el gusanito. La verdad es que si antes de comprarlo hubiera visto los otros libros del mismo autor en esta misma colección es muy probable que no lo hubiera comprado, me habrían podido los prejuicios (ver una de libros y la flaqueza del viajante) pero hubo suerte y lo compre. Que pequeña maravilla. Me ha gustado mucho. Hay que decir que yo aún estoy del lado de los que no nos hemos aventurado a emprender y por tanto no puedo valorar lo acertado o desacertado de los comentarios de Fernando en base a la experiencia directa pero la verdad, como ocurre en muchos de estos libros, los principios o ideas expuestos resultan extrañamente “conocidos” son cosas que uno en realidad sabe o debería saber pero que o bien no recuerda o bien no quiere aceptar.El libro conjuga a través de la explicación de 14 Factores Clave para el Fracaso (FCF) muchas experiencias de una muy amplia colección de entrevistas a emprendedores junto con experiencias propias del autor. En todas las ocasiones valen más esas frases de los entrevistados que el mero enunciado del FCF. Son esas experiencias contadas en primera persona que te hacen reconocerte a ti mismo.

¿Con qué me quedo? Pues con cosas que uno ya sabe, que lo principal es la motivación o ilusión que un emprendedor motivado al máximo sale adelante ante cualquier contratiempo. ¿Qué he descubierto? Que la idea no es lo importante. Esto en cierta forma es chocante pero a la vez evidente partiendo de la motivación al máximo.

Todo el libro, no sólo sus 14 FCF se convierte en un checklist a tener en cuenta tanto por el que aún no ha dado el paso adelante, como por el que está empezando e incluso el que lleva ya un tiempo. No es que todo haya que seguirlo a pies juntillas, cada cosa hay que adaptarla a cada uno pero no será fácil encontrar una situación que no haya comentado Fernando en el libro.

Al final no sabes si es un libro para animar o desanimar al más pintado. Según el autor diría que para las 2 cosas: el que es emprendedor lo leerá y saldrá completamente decidido y el que no lo es se ahorrará un buen montón de disgustos.

¿Y yo que soy? ¡Anda! Pues me lo he leído y sigo sin saberlo. Según iba leyendo oscilaba de un lado a otro. Siento la ilusión, siento la necesidad de construir cosas, de crear cosas, necesito imperiosamente dar rienda suelta a un montón de energía contenida. Pero resulta que no necesariamente voy eso es ser emprendedor. A lo mejor soy sólo creativo. A lo mejor sencillamente necesito un cambio de trabajo, ir a un sitio donde pueda hacer todo eso (por un tiempo, siempre es sólo por un tiempo). Quizá el que no pueda hacerlo donde estoy ahora me haga sentir que necesito la libertad del emprendedor para hacerlo para dedicarme de lleno a lo que estoy convencido que hay que hacer, pero probablemente eso que quiero hacer necesite de la cobertura de un negocio ya montado para realizarse… ¿Me estoy echando atrás?

Vamos a dejar un poco de tiempo y coger perspectiva…. Ya hablaremos.

Redes de Contactos Sincronizadas

Y por cierto hablando de eso: “Al final me veo cambiando mi perfil en un montón de sitios (no si recordaré todos) ” Habría que fomentar la creación de algún estandar en esto para poder tener un perfil definido y enlazar aquellos sitios a los que nos afiliemos. Ahora mismo es imposible mantener tantos y tampoco es adecuado estar solo en un sitio.

¿Cómo lo haceis vosotros?

Yo estoy en varias, y a veces aparecen nuevas. Salvo por el hecho de la expansión de XING que se está comiendo a otras como eConozco y Neurona, que yo sepa, y eso para peor puesto que me resulta mejor por ejemplo Neurona que Xing, cada red tiene sus formatos, perfiles y maneras. La diversidad es buena pero por contra al usuario le obligan a mantener a mano tantos perfiles como redes esta afiliado.

No se, al final Facebook o uno de estos será el estándar y el resto se “suscribirán” a él. ¿No?

 

Por cierto sigo sin pillarle el asunto a esto de las redes de contacto y redes sociales. Demasiadas solapadas. No chocan el Twiter con el Wall y el XX is… de FaceBook. Yo acabo usando Neurona para navegar los foros, perdón Comunidades, pero al final… eso ya lo hacía, o prefiero hacerlo en blogs, siempre se encuentra algo en esos foros, o alguien a quien aconsejar pero por qué la gente no usa UseNet como se hacía antes.

¿A vosotros os sirven de algo? Tengo amigos que si, que me juran que sí. Claro que ellos pagan para ser premiun user, eso es un matiz importante.