El proyecto parece la solución

Hace un año me decía a mi mismo que la única forma de recuperar un nivel de motivación era lograr armar un proyecto ilusionante. La verdad es que mi convicción en este asunto ha flaqueado mucho a lo largo de este año. No he visto cómo esto podía volverse realidad, a pesar de contar con varias experiencias muy valiosas. La realidad es que yo necesito divertirme porque es la manera en la que la  creatividad y la productividad en mi caso logran los mejores niveles, pero cómo podemos lograrlo nosotros con nuestro equipo.

Pero el tiempo a veces te lleva a las situaciones y eso es lo que me ha pasado. Un proyecto interesante se inició, y la dinámica que eso ha generado me empieza a gustar. Evidentemente no todas las organizaciones pueden vivir de proyectos nuevos. La nuestra como muchas viven de muchos proyectos de largo recorrido, en los que el factor novedad no existe, y por ello pocos compañeros pueden participar en el proyecto. Esto, en vez de generar un mal ambiente en los colegas excluidos lo que ha generado es la demanda de participar. Nos encontramos entregando, por petición de los afectados, equipos para poder trabajar en casa, en sus horas, en ese proyecto. Sin petición por nuestra parte.

Yo no puedo participar, más que de forma superficial pero ya me he buscado mis objetivos independientes que me permiten recuperar las energías trabajando. Es decir trabajo que puede ser cuestionado que deba hacer yo pero que necesito para mantener mi nivel de ilusión. Esto no puede ser más que fuera de la oficina pero me vale.

Aún con todo, aún con la ilusión que todo esto me produce, me siente en cierta forma preocupado pensando que estas no son las formas correctas. Que no deberíamos siquiera colaborar en que nuestro equipo se gaste más de la cuenta. Pero ¡Están ilusionados!

Ya os iré contando….

Nos han metido un gol

Pues la verdad leyendo la forma en la que nos han despistado según Marc Vidal creo que yo también he picado. Es verdad que al final de lo que más se ha hablado es de lo de González Sinde cuando desde un punto de vista economico y politico no es lo más importante. Y digo que se ha hablado porque no es cosa de 4 Geeks o internautas unidos, no, el grupo en Facebook era noticia en los telediarios nacionales. Entre procesiones y faisbucs no se ha hablado casi ni de la espantá de Vegara.

Suelo ser mal pensado y ahora pienso lo maquiavelico que puede ser nuestro presidente.

De nuevo Linux pierde la batalla con Microsoft

Me ha resultado muy interesante la referencia que tic616 ha twitteado de un artículo de un artículo de ZDNet en que reflexiona sobre el hecho de que de nuevo, la que parecía una batalla con ventaja por parte de Linux frente a Windows, a terminado dándose la vuelta y en este momento la gran mayoría de Netbooks que puedes encontrar en una gran superficie corren con Windows Free XP home.

Yo mismo me acabé decantando por un Compaq Mini con XP. Quería un Linux, quiero un Linux, pero me compro el XP pq es lo que hay. La opción con Linux o no está o a quedado reducida al modelo más bajo, probablemente el único que encaja con el concepto de Netbook real, pero que al lado de los otros con sus 10 pulgas y acabado más actual pues no atrae. Además que luego el cacharro lo usamos todos en casa.

Microsoft ha estado lista de nuevo, aquí empezarán muchos ha hablar de malas artes,etc.  pero creo que el problema es del propio Linux, que aún le falta un empujón para ser massmarket y esta que nos felicitábamos  que iba a ser la vencida aún ha llegado pronto. Como dice el artículo de ZDNet Microsoft si sabe comercializar un producto, son expertos en ello, en negociar en la distribución, etc. Linux/Ubuntu y otros no, aún no. No tienen canales.

…If you want to get sell-through at retail, you have to support the product with collateral materials, with ads, with sales training and support. Ubuntu, as a company, is not scaled to do this. Microsoft, on the other hand, has already delivered this, for years…

Repost: Internet sin restricciones

Me propone ahora Tic616 que reproduzca lo que ya hace tiempo también publiqué por referencia suya, y no es otra cosa que aquello que un ministro de Zapatero nos dijo:

No aplicaremos restricción ni regulación alguna que impida la expansión o desincentive el uso de Internet ni estableceremos límites a las herramientas de libre circulación de información

Y esto ahora, a la luz de la requeterechazada nueva ministra cobra mucha, pero que mucha vigencia. Si sólo fuera esto en lo que se contradicen a si mismos dia si y día también.

Proyectos en Línea: Zoho Projects

Hace unos días comentaba mis primeras experiencias con Saiku pero la verdad es que desistí pronto.  No acababa de encontrarme a gusto, me faltaban funciones de colaboración que necesitaba. Pero a juzgar por el interés del equipo que hay detrás y que no tardaron nada en comentar mi entrada estoy seguro que será una de las aplicaciones a tener en cuenta.

Y lo dejé por otra aplicación Zoho Projects. La conocía de hace un tiempo pero a sido ahora cuando la he probado en serio, con un proyecto (pequeño) entre manos. Y a la primera me he enganchado. Y lo he hecho al encontrar a la primera aquello que andaba buscando, y que no encontraba ni en el MS-Project: una herramienta en la que poder integrar tanto las tareas como los documentos y las discusiones. Y todo eso está ahí, a la primera. La verdad es que cada rato que estoy con esta herramienta más sorpresas agradables me llevo.

Dejemos claro que esto es una herramienta de gestión de proyectos y que como tal no te hará el proyecto, ni lo simplificará. Pero la verdad es que con ella tu trabajo es más agradable y te permite incorporar en un único sitio todo lo necesario de un proyecto, para poder compartir y colaborar en linea con el resto de miembros del equipo.

Lo primero que hacemos es registrarnos ya que hay una versión gratuita para un único proyecto (justo lo que necesito) y crear un proyecto no tiene misterios:

Creamos un Proyecto

No pretendo presentar el producto de una forma completa ni estructurada. Yo no lo estoy evaluando, lo estoy usando y quiero contaros las cosas que más me han gustado y sorprendido.

Nada más entrar en el proyecto nos encontramos con la pantalla de seguimiento y acceso a todas las opciones. Al poco de cumplimentar información tendréis algo de este estilo:

Cuadro de Mando de un proyecto

Y ahí está ya todo. Podéis ver el rápido acceso a Documentos, Tareas, Foros. Lo tengo en ingles aunque está también en español, pero la traducción no siendo mala no acaba de encajar en las pestañas y etiquetas dificultando algunas acciones.

Pantalla de Documentos del Proyecto

Los documentos pueden ser de cualquier tipo y las imágenes se pueden previsualizar. Tenemos una estructura de carpetas para organizar la información, aunque es de un solo nivel. Esto puede ser una limitación pero no se nota ya que todos los documentos tienes un campo para incluir etiquetas/tags de forma que puedo tener toda mi información organizada como estoy acostumbrado en la actualidad: etiquetando y buscando en vez de archivando. Incluso está la famosa Nube de Etiquetas, aunque no a primera vista.

Añadimos un Documento

Aquí ya se ve una de las características implementada por todos lados, las notificaciones de cambios. Estas son bien por email como se ve aquí o por RSS, pero la verdad es que es complicado que alguien no sea informado de los cambios registrados en el sistema: Visibilidad a tope.

En los foros podemos abrir tantas lineas de colaboración e intercambio de ideas como queramos. Contamos con lo esperado en este aspecto, y muy bien integrado. Podemos incorporar adjuntos en cualquier comentario, podemos usar las típicas etiquetas <i>,<b> e incluso <iframes> y demás para incluir vídeos de Youtube. Aunque el editor en este aspecto no ayuda al no tener ninguna botonera con las opciones, o al menos yo no la he encontrado aún.  Para mi llegados aquí me parece ya excelente.

Los foros del Proyecto

Pero aún falta lo mejor Las Tareas. Si hablamos de proyectos lo que no puede faltar son las tareas y aquí realmente es donde el sistema ha terminado de engancharme. No estamos frente a un gestor “To-Do’s”, sino frente a un sistema de gestión de tareas bien organizado. Tenemos Listas de Tareas y tenemos Hitos a cumplir. En en base a todo esto podemos ir desgranando y desmenuzando nuestro proyecto. Y esto es lo que buscaba yo, un sistema con una estructura rica de cara a desmontar y organizar el proyecto.

Las Tareas del Proyecto

Pero lo más importante está en las posibilidades de cara tarea. Ya al crearla podemos ver todo lo que se esconde aquí:

Creando una tarea

Vemos que tenemos una amplia variedad de atributos que realmente están asociados al control de tareas real: prioridad, % de realización, fechas de inicio. ¿Pero donde se describe la tarea? Hasta aquí tendríamos lo que una herramienta seria de proyectos ofrece pero una vez está creada la tarea podemos, utilizando, el conjunto de iconos que aparecen alrededor de ella hace cosas muy interesantes: podemos ampliar el paner de notas y llevarnos la sorpresa importante:

Las notas, documentos y foros de una tarea

Si, podemos enlazar no solo notas que vayamos incluyendo sino documentos y foros. De esta forma se cierra la herramienta. Esto es lo que más me ha gustado. Ni en MS-Project lo he encontrado tan fácil o sencillo. Aquí en dos clicks tienes una tarea ligada a los documentos que necesita. Y esta relación no es un adjunto a la tarea que es el error en muchas aplicaciones ya que obliga a repetir o fuerza una organización falsa de tareas, no aquí es una referencia viva a un documentos del archivo de documentos del proyecto con lo que todas las tareas que tengan que compartir documento pueden hacerlo sin repetirse ni desfasarse.

Lo mismo ocurre con foros. Para mi esta característica de poder documentar y discutir las tareas de una forma integral, junto con el acabado que han realizado, que utiliza al máximo las tecnologías Ajax y web 2.0 para mostrarnos en pantalla rápidamente todo hacen de este mi ideal actual de herramienta de proyectos. Con tan solo pasar el ratón por algunos iconos estos muestran información, sin necesidad de clicks.

leyenda de notas de una tarea

Pero además las tareas no solo se organizan en listas, podemos incorporar relaciones entre tareas y verlas con un sólo click.

Tareas Enlazadas

Para cumplimentar esta información tenemos una pantalla especifica pero es este aspecto si he de decir que aún no hay la riqueza ni potencia  de las herramientas como MS-Project. Aquí difícilmente podemos planear un proyecto serio con relaciones. Solo tenemos, que yo haya visto, relación Fin->Inicio. Y un rudimentario Gantt y un informe de consecución.

Diagrama Gantt del Proyecto

Listado de Tareas

Pero si he de ser sincero, ni me esperaba encontrarme esto, ni lo necesito para mi proyecto. Para muchos si puede ser una carencia importante.

A las tareas podemos además incorporar citas o reuniones, aunque esto no lo he trabajado mucho.

Planificando una Reunión

Y con todo ello se arma un esperado Calendario:

Calendario del proyecto

Pero no acaba aquí la cosa, la última sopresa están en que incorpora un interesantisimo gestor de tiempos para el proyecto.

Planilla de tiempos

En él podemos ir indicando la cantidad de horas que invertimos en cada tarea, pudiendo marcarlas como facturables e incluir una anotación. Podemos incluso generar la factura automáticamente a través de Zoho Invoice.

Incorporamos una minuta

Pero para acabar de rizar el rizo, nos encontramos que desde la pantalla de tareas o desde la pantalla de entrada que veremos a continuación, al pasar por una tarea que tenemos asignada entre los iconos aparece un reloj verde que pulsándolo inicia un cronometro para esa tarea de forma que podemos usar Zoho Projects como nuestra herramienta de gestión de minutas en tiempo real. Algo que es en si mismo el objetivo de muchísimas herramientas online, el único objetivo de muchas. Como digo cada icono nuevo que pulso es una sorpresa.

Para terminar, todo esto que hemos visto es para un proyecto, como miembro del sistema tengo una pantalla de bienvenida en al que me resume mi calendario, y las tareas que tengo asignadas así como referencias a los últimos cambios que han sido introducidos en el proyecto. Desde aquí puedo, como decía, registrar minutas, cambios en las tareas, etc. Muy cómodo.

Mi pantalla

Hasta aquí lo que he podido probar de la herramienta. Lo mejor que puedo decir es que os la recomiendo. Si no es un impedimento lo limitado de la gestión del plan y las relaciones entre tareas, esta herramienta tiene funciones que son un interesante salto adelante en este aspecto de la gestión en linea y colaborativa de un proyecto. Y eso que aún no he probado todo. Si hay más sorpresas aquí os lo contaré.

A mi me quedó una espina y es la falta de una Wiki. Zoko tiene una, de hecho Zoho tiene de todo, pero no la tiene integrada con Projects. Para asustar un poco aquí os dejo una imagen con todo lo que podéis encontrar en linea con Zoho:

El Catálogo de Zoho

Enfocar, el objetivo es enfocar

Si no enfocas te dispersas. Está demostrado. Lo estoy demostrando. Me disperso.

El mayor enemigo de la productividad es la perdida de enfoque. Si no estás concentrado en pos de un objetivo, no llegas.

Esto me viene a la cabeza viendo las recomendaciones de Zen Habits para aumentar la productividad. La primera es sublime: encontrar aquellas cosas que no te dejan avanzar y hacer una lista con ellas. ¡Eso es! Nada de listas de tareas por hacer que cada día crecen, no, si no estás avanzando haz una lista de lo que no te está dejando avanzar. Con ella en mano toma tus decisiones, lo mejor es ¡Fuera! No se hacen, o se quitan o que otro te ayude. ¡Que estás atascado, hombre!.

Aquí viene a cuento el Trabajar duro de Dos Ideas y los expertos. Es cierto, la multitarea es el peor enemigo de la productividad (ya lo decía yo). ¿Pero cómo la podemos evitar en un entorno laboral actual? Hay cientos de artículos en mi GReader al respecto (Du Tudú, El Canasto, Hábitos Vitales, Optima Infinito, etc.) pero la verdad eso de cortar comunicación con el exterior excepto a horas contadas no logro verlo. Mi trabajo diario es en parte ayudar y guiar a mi equipo y colaboradores y ellos se quedarán parados (literalmente) hasta que les ayude. Evidentemente eso no es todas las veces así, muchas interrupciones son superfluas pero cómo distinguirlas cuando alguno están al otro lado del cristal esperando. Y ellos seguro que no consideran que sea superfluo o menor.

En definitiva compruebo lo difícil que es mantener el foco y peco de culpabilizar a otros. Estos largos días de descanso no he tenido colaboradores persiguiéndome, ni “incendios” que apagar, no. Estaba mi familia y estaban mis proyectos. Y he caído una y otra vez en dispersarme y no concentrarme para sacar la parte de tiempo que concedo quitarle a mi familia para avanzar y así descansar la mente y el estrés. Pues no, como digo no ha funcionado. De foco nada. Distracción tras distracción como dice Eric: tu enemigo principal.

Lo cual demuestra lo difícil que es cambiar los malos hábitos por mucho que uno sepa lo beneficioso o incluso necesario del dichos cambios. Que alguien me cuente cómo hacerlo por favor.

Minority Report ya está aquí…

Llevo días queriendo comentar la entrada de Luis.Tic616 sobre Surface que la verdad es que adelanta unos interesantes tiempos de cambio. La verdad es que si nos olvidamos de crisis económica y crisis de gobierno y demás, nos encontramos con un momento muy pero que muy interesante. Estamos en un momento de cambios importantes y “esas crisis” no van a hacer más que aumentar lo efectos.

Tecnológicamente estamos en ciernes de grandes cambios, y cambios que afectarán al hogar como puede ser el mismo surfase, el P2P una vez los estudios tiren la toalla y comiencen a comercializar por ahí o los ya presentes netbooks. En el trabajo con nuevas tecnologías y sobre todo con nuevas formas de organizarse en los negocios (o Luis de nuevo y tantos otros).

En el vio que nos trae Luis vemos un uso, quizá un poco forzado de la tecnología pero desde luego innovador y qu,e a parte de las evidentes reverberaciones de ciencia ficción, nos presenta una inminente relación con la tecnología mucho más humana (pero si yo sigo pidiendo más atajos de teclado a mis web2.0!!).

Tema aparte es que sea Microsoft quien esté detrás de esto e impulsándolo. Y es que creo que tengo la sensación de que Microsoft está cambiando e innovando, para ejemplo la publicación Open Source de ASP.NET MVC.

Como digo van a ser muy interesantes los próximos años entre innocaciones, fusiones y sobre todo sobre todo una nueva forma de entenderlo todo.

Adelante, si dudas, adelante

Hoy mi amigo Yoriento ha twitteado una frase que me ha llenado de energía:

Ir de ningún sitio a ninguna parte. Pero ir.

En realidad él es de David Franco via Versvs.

A mi a veces me hace falta que me golpeen de esta forma para arrancar. Lo peor que podemos hacer en esta vida es quedarnos atascados.

Defraudando al cliente

Encuentro en Mejores Proyectos 8 Consejos para mejorar una muy buena relación de recetas para que tu labor como jefe de proyecto sea un éxito, o visto desde otro punto de vista son 8 buenas alertas para identificar que esto no va a salir.

A mi me toca en especial la 3 :

3. Poner atención a las promesas: no olvidar lo que prometimos entregar, aunque haya momentos de presión y de urgencias.  Lo urgente no es lo importante, y lo más importante es cumplir las promesas.

Y es que este es en general uno de los problemas más típicos, la falta de confianza que generan las promesas incumplidas. No hablamos de que el producto no sea lo que es cliente espera, no, hablamos de ese correo resumen que has prometido mandar. De esa explicación, o prototipo, o presentación. Hablamos de cosas pequeñas que debería ser fácil cumplir. Y por eso mismo tendemos a prometer mucho y luego no cumplir -”esta misma tarde te lo mando”-”…estoy preparándolo…”.

Yo diría que si a esta le unimos la primera

1. Mantenernos cerca de nuestro cliente: desarrollar un diálogo constante con el cliente para ajustar el rumbo del proyecto todos los días si es necesario. Visualizar los resultados, “comenzar por el final”.

Que puede también entenderse como la falta de información puntual de avance del proyecto. Con que fallemos la mitad en cada una de estas dos ya tenemos el proyecto torcido  y muy probablemente sin remedio. Puede que acabemos, puede que entreguemos, pero será un sufrimiento y el cliente desde luego no repetirá con nosotros. Y como dije en su momento en crisis hay que priorizar.

Al hilo de todo esto no podeis dejar de leer esta reseña que Legnita sobre una entrevista a Caper Jones, la identificación de los mayores costos del software junto con los motivos de fracaso bien merecen un poster en mi despacho. Son cuestiones conocidas pero a veces lo conocido, bien escrito y ordenado se convierte en un gran descubrimiento.

Reglas de Juego

Muy interesante el artículo de Eric sobre la gestión de comunicación con el cliente en un proyecto. Las verdad es que me produce cierta envidia sana el ver que si se puede organizar totalmente online y minimizando correos un proyecto. Este es un asunto que a mi particularmente se me resiste muy a pesar mio y de todos mis esfuerzos, no acabo de encontrar la solución  “natural”, entiéndase aquí aquella que no requiera un esfuerzo de adaptación y cesión por mi parte.