Proyectos en Línea: Zoho Projects

Hace unos días comentaba mis primeras experiencias con Saiku pero la verdad es que desistí pronto.  No acababa de encontrarme a gusto, me faltaban funciones de colaboración que necesitaba. Pero a juzgar por el interés del equipo que hay detrás y que no tardaron nada en comentar mi entrada estoy seguro que será una de las aplicaciones a tener en cuenta.

Y lo dejé por otra aplicación Zoho Projects. La conocía de hace un tiempo pero a sido ahora cuando la he probado en serio, con un proyecto (pequeño) entre manos. Y a la primera me he enganchado. Y lo he hecho al encontrar a la primera aquello que andaba buscando, y que no encontraba ni en el MS-Project: una herramienta en la que poder integrar tanto las tareas como los documentos y las discusiones. Y todo eso está ahí, a la primera. La verdad es que cada rato que estoy con esta herramienta más sorpresas agradables me llevo.

Dejemos claro que esto es una herramienta de gestión de proyectos y que como tal no te hará el proyecto, ni lo simplificará. Pero la verdad es que con ella tu trabajo es más agradable y te permite incorporar en un único sitio todo lo necesario de un proyecto, para poder compartir y colaborar en linea con el resto de miembros del equipo.

Lo primero que hacemos es registrarnos ya que hay una versión gratuita para un único proyecto (justo lo que necesito) y crear un proyecto no tiene misterios:

Creamos un Proyecto

No pretendo presentar el producto de una forma completa ni estructurada. Yo no lo estoy evaluando, lo estoy usando y quiero contaros las cosas que más me han gustado y sorprendido.

Nada más entrar en el proyecto nos encontramos con la pantalla de seguimiento y acceso a todas las opciones. Al poco de cumplimentar información tendréis algo de este estilo:

Cuadro de Mando de un proyecto

Y ahí está ya todo. Podéis ver el rápido acceso a Documentos, Tareas, Foros. Lo tengo en ingles aunque está también en español, pero la traducción no siendo mala no acaba de encajar en las pestañas y etiquetas dificultando algunas acciones.

Pantalla de Documentos del Proyecto

Los documentos pueden ser de cualquier tipo y las imágenes se pueden previsualizar. Tenemos una estructura de carpetas para organizar la información, aunque es de un solo nivel. Esto puede ser una limitación pero no se nota ya que todos los documentos tienes un campo para incluir etiquetas/tags de forma que puedo tener toda mi información organizada como estoy acostumbrado en la actualidad: etiquetando y buscando en vez de archivando. Incluso está la famosa Nube de Etiquetas, aunque no a primera vista.

Añadimos un Documento

Aquí ya se ve una de las características implementada por todos lados, las notificaciones de cambios. Estas son bien por email como se ve aquí o por RSS, pero la verdad es que es complicado que alguien no sea informado de los cambios registrados en el sistema: Visibilidad a tope.

En los foros podemos abrir tantas lineas de colaboración e intercambio de ideas como queramos. Contamos con lo esperado en este aspecto, y muy bien integrado. Podemos incorporar adjuntos en cualquier comentario, podemos usar las típicas etiquetas <i>,<b> e incluso <iframes> y demás para incluir vídeos de Youtube. Aunque el editor en este aspecto no ayuda al no tener ninguna botonera con las opciones, o al menos yo no la he encontrado aún.  Para mi llegados aquí me parece ya excelente.

Los foros del Proyecto

Pero aún falta lo mejor Las Tareas. Si hablamos de proyectos lo que no puede faltar son las tareas y aquí realmente es donde el sistema ha terminado de engancharme. No estamos frente a un gestor “To-Do’s”, sino frente a un sistema de gestión de tareas bien organizado. Tenemos Listas de Tareas y tenemos Hitos a cumplir. En en base a todo esto podemos ir desgranando y desmenuzando nuestro proyecto. Y esto es lo que buscaba yo, un sistema con una estructura rica de cara a desmontar y organizar el proyecto.

Las Tareas del Proyecto

Pero lo más importante está en las posibilidades de cara tarea. Ya al crearla podemos ver todo lo que se esconde aquí:

Creando una tarea

Vemos que tenemos una amplia variedad de atributos que realmente están asociados al control de tareas real: prioridad, % de realización, fechas de inicio. ¿Pero donde se describe la tarea? Hasta aquí tendríamos lo que una herramienta seria de proyectos ofrece pero una vez está creada la tarea podemos, utilizando, el conjunto de iconos que aparecen alrededor de ella hace cosas muy interesantes: podemos ampliar el paner de notas y llevarnos la sorpresa importante:

Las notas, documentos y foros de una tarea

Si, podemos enlazar no solo notas que vayamos incluyendo sino documentos y foros. De esta forma se cierra la herramienta. Esto es lo que más me ha gustado. Ni en MS-Project lo he encontrado tan fácil o sencillo. Aquí en dos clicks tienes una tarea ligada a los documentos que necesita. Y esta relación no es un adjunto a la tarea que es el error en muchas aplicaciones ya que obliga a repetir o fuerza una organización falsa de tareas, no aquí es una referencia viva a un documentos del archivo de documentos del proyecto con lo que todas las tareas que tengan que compartir documento pueden hacerlo sin repetirse ni desfasarse.

Lo mismo ocurre con foros. Para mi esta característica de poder documentar y discutir las tareas de una forma integral, junto con el acabado que han realizado, que utiliza al máximo las tecnologías Ajax y web 2.0 para mostrarnos en pantalla rápidamente todo hacen de este mi ideal actual de herramienta de proyectos. Con tan solo pasar el ratón por algunos iconos estos muestran información, sin necesidad de clicks.

leyenda de notas de una tarea

Pero además las tareas no solo se organizan en listas, podemos incorporar relaciones entre tareas y verlas con un sólo click.

Tareas Enlazadas

Para cumplimentar esta información tenemos una pantalla especifica pero es este aspecto si he de decir que aún no hay la riqueza ni potencia  de las herramientas como MS-Project. Aquí difícilmente podemos planear un proyecto serio con relaciones. Solo tenemos, que yo haya visto, relación Fin->Inicio. Y un rudimentario Gantt y un informe de consecución.

Diagrama Gantt del Proyecto

Listado de Tareas

Pero si he de ser sincero, ni me esperaba encontrarme esto, ni lo necesito para mi proyecto. Para muchos si puede ser una carencia importante.

A las tareas podemos además incorporar citas o reuniones, aunque esto no lo he trabajado mucho.

Planificando una Reunión

Y con todo ello se arma un esperado Calendario:

Calendario del proyecto

Pero no acaba aquí la cosa, la última sopresa están en que incorpora un interesantisimo gestor de tiempos para el proyecto.

Planilla de tiempos

En él podemos ir indicando la cantidad de horas que invertimos en cada tarea, pudiendo marcarlas como facturables e incluir una anotación. Podemos incluso generar la factura automáticamente a través de Zoho Invoice.

Incorporamos una minuta

Pero para acabar de rizar el rizo, nos encontramos que desde la pantalla de tareas o desde la pantalla de entrada que veremos a continuación, al pasar por una tarea que tenemos asignada entre los iconos aparece un reloj verde que pulsándolo inicia un cronometro para esa tarea de forma que podemos usar Zoho Projects como nuestra herramienta de gestión de minutas en tiempo real. Algo que es en si mismo el objetivo de muchísimas herramientas online, el único objetivo de muchas. Como digo cada icono nuevo que pulso es una sorpresa.

Para terminar, todo esto que hemos visto es para un proyecto, como miembro del sistema tengo una pantalla de bienvenida en al que me resume mi calendario, y las tareas que tengo asignadas así como referencias a los últimos cambios que han sido introducidos en el proyecto. Desde aquí puedo, como decía, registrar minutas, cambios en las tareas, etc. Muy cómodo.

Mi pantalla

Hasta aquí lo que he podido probar de la herramienta. Lo mejor que puedo decir es que os la recomiendo. Si no es un impedimento lo limitado de la gestión del plan y las relaciones entre tareas, esta herramienta tiene funciones que son un interesante salto adelante en este aspecto de la gestión en linea y colaborativa de un proyecto. Y eso que aún no he probado todo. Si hay más sorpresas aquí os lo contaré.

A mi me quedó una espina y es la falta de una Wiki. Zoko tiene una, de hecho Zoho tiene de todo, pero no la tiene integrada con Projects. Para asustar un poco aquí os dejo una imagen con todo lo que podéis encontrar en linea con Zoho:

El Catálogo de Zoho

espacios de trabajo

Llevo unos días siguiendo los interesantes artículos que inició Ángel y le siguieron Luis y . Yo no voy tan lejos como ellos en mi infraestructura personal, quizá tengo mucho más “hierro”, ya que el número de ordenadores y de discos externos es “significativo” pero me he metido demasiado en conectividad. De todas formas esta es un área que quiero potenciar, en mi búsqueda de nuevas áreas profesionales por lo que me apunto todas sus “soluciones”. Desde luego son muy interesantes los usos que se pueden hacer de Google Apps, Zoho o ClockingIT entre otros. Pero falta tiempo para poder explorarlos y compararlos, no ya a ellos sino a todos los “plug-ins” que aparecen constantemente y que acaban construyendo todo un “universo de interoperatividad” que si que me parece que representa el futuro (y no como en Facebook). Pero esto último es para otro post.

Pero yo también estoy metido en continuas reflexiones sobre la oficina, el espacio de trabajo y como lograr aumentar la motivación y el rendimiento. Es ahí, en una entrada de Joe sobre sus nuevas oficinas, donde me he encontrado una cita que no por conocida no ha dejado de impactarme en este momento

“Está comprobado que una de las mayores razones por las que el colaborador no cumpla al 100% su objetivo se debe a problemas causados por la falta de ergonomía.”

Llevaba yo días dándole vueltas a todo esto. Siento que en la oficina nos falta sitio para trabajar tranquilos. Nos faltan espacios abiertos y nos faltan plantas. Nos faltan pizarras y áreas de “pensamiento” para permitir desarrollar la creatividad (bueno en nuestro caso a ver si la encontramos ).

Repasando la evolución, siendo una empresa en continuo crecimiento uno podría pensar que todo eso se ha ido perdiendo pero la realidad es que si ciertamente ahora no cabemos, cuando no eramos tantos tampoco teníamos esos elementos de ayuda al trabajo con lo que al ir llenando hasta el último hueco no hemos tenido que tomar la decisión de prescindir de ellos, sencillamente hemos seguido ignorando su ausencia. Siempre ha primado la “austeridad”. Esto no es malo hasta que te ves envuelto en la búsqueda de elementos de motivación, intentando crear equipos y ambientes productivos y ves que no hay sitio físico para mejorar. Otro aspecto que tampoco podemos desarrollar. Van limitándose las posibilidades de mejora.

Mejor me olvido de esas presentaciones que han circulado por la red estos días sobre las oficinas centrales de Google en Europa… snif…..

Evaluando mis experiencias y reorientando proyectos

Ya llevo 4 meses metido de cabeza en esto de la Web2.0 buceando entre distintos sitios y ahogándome bajo tantos feeds, tratando de entender twittter (si engancha pero podría vivir sin él ¿no?). Dedicando tiempo a ampliar mis redes de contactos y otras un poco más sociales. Y como ya es diciembre y es época de reflexión pues tratemos de sacar alguna.

Me había propuesto lograr varios objetivos en estos meses y la verdad es que algunos de los más importantes no los he logrado y no parece que estén cerca. Eso no significa que tire la toalla, tan sólo que habrá que reorientar los objetivos y los esfuerzos.

Por suerte otros los voy consiguiendo. Creo que me voy desenvolviendo en esto de la blogosfera y la web2.0. No es que tenga soltura ni mucho menos presencia pero voy degustando el places de compartir experiencias y construirme un espacio de conocimiento propio.

Mis valoraciones no son sin embargo aún positivas. Mis esfuerzos por utilizar Facebook se topan con mi dificultad para aceptar como buena su interfaz de usuario y esas páginas personales tan largas como el rollo de scotex. Entiendo que en un aspecto puramente social y de contacto e intercambio pueden sustituir el correo electrónico entre amigos y que por otro compiten con un MySpace y Spaces y blogs personales. Pero hay que tener tiempo para “socializar” en ese ámbito.

Algo parecido me ocurre en Neurona y sus grupos. LinkedIn me lo he trabajado más y en principio no me exige dedicación, tampoco he sacado nada de ellos. Imagino que todo esto tomará sentido el día que uno u otro me permitan resolver alguna cuestión o me abran alguna puerta o negocio.

Flickr, bien, o bien llevas una cámara todo el día o eres un usuario vip de tu operadora para que te regalen un teléfono de esos con una buena cámara y vas por ahí registrando tus actividades (sin poder hacerle fotos a los clientes ni a los compañeros) o te vuelves un poco exhibicionista y te la juegas a poner cosas personales. Si lo pones privado para amigos ¿Por que no les mandas un correo y ya está? (creo que me estoy repitiendo)

Y blogear… Esto bueno, para alguien como yo que estoy todo el día hablando y que veo que o no me escuchan o no me entienden pues es una muy buena vía de escape.

Twitter sin embargo es como un maldito chat. Claro que conectado a un dispositivo móvil el concepto cambia un poco. De hecho le veo muchas utilidades profesionales como tener una cuenta todos los miembros de mi equipo de proyectos o de un equipo comercial e ir notificando qué hacemos y donde estamos. Como herramienta social también tiene interes pero a veces y si el nivel de followers es muy alto se vuelve un poco inmanejable.

De hecho ese es uno de los matices que veo más significativos. El disponer de algún telefóno de última generación, preferiblemente con WiFi, puede hacer que toda esta experiencia de estos meses sea apreciada de una forma totalmente distinta. El postear mi actividad en twitter, el mandar un microblog o leer y aprobar los comentarios de mi blog desde cualquier sitio probablemente sea una experiencia más rica. Mucho más cerca de ese sueño que las películas futuristas de nuestra infancia nos mostraban. Recuerdo un libro Michaelmas o algo así… Tengo que encontrarlo.

Luego hay herramientas más ajaxs que web2.0 como zoho.com o bubble.us u otras… Están bien. De hecho, si lo entregasen en un modo iron es muy probable que lo propusiera para mi empresa o mis clientes pero en SaaS hosteado en sus equipos a uno le preocupa la privacidad y más teniendo en cuenta la LOPD española.

Con todo esto y estos meses lo primero que he de decir es ¡No hay tiempo! Es imposible estar en todo. Si hablamos de redes uno ha de recomendar dedicarse a una, no hay forma de mantenerlas todas. Igual que con los Feeds. en Netvives puede que tenga más de 100 blogs enganchados pero apenas puedo seguir 10. Y vaya si me llevan tiempo.

Vivimos desde hace unos años no en la democratización de la información, no, es la Tiranía de la Información, ahora es ella la que nos controla a nosotros, no al revés. Hemos pasado de no poder acceder al conocimiento a no poder decidirnos entre una avalancha de oferta del mismo.

Hace unos días comentaba en Vida de un Consultor que en mi opinión las críticas a esta eclosión de información por parte de los autoproclamados profesionales no tenía sentido porque la misma red selecciona los contenidos de calidad. No puedo dejar de puntualizarme a mi mismo y añadir que si hay un problema, que no es fácil tener tiempo y suerte para llegar a esos contenidos de calidad entre una oferta en general medianamente buena.

Volviendo al tema original, hay varios proyectos que no he logrado sacar adelante y eso me obliga a reorientarme. Desde un principio he tenido claro que arrancar proyectos e ideas y más en solitario es muy duro, pero estos meses entre trabajo y mi dedicación (o investigación) sobre lo que se está produciendo en la Red me han hecho dejar de lado lo que por otro lado debería ser una prioridad.

Por todo ello me propongo el objetivo de sin dejar de seguir poniendo énfasis en la dirección de proyectos, en preparar mi curso de formación interna, también voy a ir compartiendo aquí mis experiencias arrancando estos proyectos que por ahora sólo cuentan con mis energías pero en los que espero en breve contar con ayuda.

La primera tarea será evaluar seriamente los distintos gestores de contenido disponibles toda vez que la guerra entre Rails y PHP tiene visos de ser ganada por este último, en especial porque mi hospedaje lo soporta y no me apetece por ahora registrarme en el sitio de Rails ni buscar otro hospedaje.

¿Las opciones? Joomla, Dupral, WordPress.org, etc.

¿Recomendaciones?

Procesos de negocio, ERP, CRM y la web 2.0

Recordemos cómo empezó todo esto. Después de uno años viendo alejarse la ola de internet de mi centro de atención decido meterme de lleno hace unos meses para valorar cómo toda esta dinámica y energía que se está aplicando en la cultura Web 2.0 puede aplicarse a nuestros productos, a nuestros procesos y a mi organización en general. Y por qué no decirlo a mi futuro profesional (¿Hay alguien ahí?).Por ello me lancé a valorar que nos puede ofrecer un blog (y aquí estamos), una red social (sigo esperando), flickr y otros. Me lancé a probar más o menos intensivamente cosas como Zoho.com (casi por miedo profesional) y similares.

¿Y el resultado? A mi vuelta de vacaciones en septiembre me encerré con el Director de Desarrollo para convencerle de montar Wikis, blogs, etc. en la empresa. Estoy convencido que todas estas herramientas colaborativas, en especial me vuelve loco el uso de etiquetas (tags) pueden dar un vuelco a cualquier organización. Hay que trabajarlo pero es el futuro. Sea SaaS o sea implantado en casa pero hay que ir a herramientas colaborativas, a tener repositorios de información (no de documentos) basados en etiquetas y no sólo jerárquicos. A implementar una gestión de cambios más ligera pero siempre documentada sobre este tipo de sistemas etiquetados. ¿Y por qué no usar twitter para saber donde estamos cada uno de los J.P. y comerciales?

Evidentemente todo esto ya existe, hay productos que lo hacen desde hace tiempo, las ideas están ahí. Pero de repente no sólo están ahí, están en todos lados. Están disponibles y accesibles.

Y esto tiene que afectar a todos los procesos de relación y producción. Si nos centramos por ejemplo en la dirección de proyectos y sus necesidades viene al caso el artículo detonante de este mío en el Café de Joe sobre sincronización de los documentos. ¿Por qué no lo tiramos todo por la ventana y lo pensamos Web 2.0? Cómo que documentos: son herramientas. Y como tal pueden encarnarse en conocimiento almacenado en un sistema Wiki con las correspondientes etiquetas, concentrando así cada problemática en un mismo lugar. Y explotando esas etiquetas para generar los documentos resultantes de Alcance, cronogramas, especificaciones, etc.

Hay que pulirlo, y no conozco una herramienta que ya lo haga pero el olfato me dice que ahí hay chicha. ¿Que pretendo resolver? Pues que no pase lo de siempre que cuando uno accede a la documentación de un proyecto está se quedó en el estado 20% de evolución del proyecto y no refleja todos los cambios y sorpresas finales. O por el contrario alguien casi ha muerto después de meses de actualización de documentos. No sería más fácil registrar un cambio en un sitio, cumplimentando a la vez todas las facetas que genera el mismo (alcance, cronograma, cambios técnicos) etiquetando cada parte e indicando a que entrada sustituye o amplia y tener un sistema que en base a esas etiquetas ya ofrezca la documentación actualizada.

Fantaseo pensando que de esta forma hasta la documentación de uso o manuales saldrían de este sistema puesto que bien a nivel de definición del proyecto o en implementación alguien documenta qué y cómo actúa esa pantalla, y lo etiqueta….

Al menos sé que no estoy sólo. Leí en InformationWeek (en papel ¡Qué palo!) que microsoft incorpora en las versiones 2008 de Sharepoint soporte para Wikis y blogs (si no lo hace ya) o veo las referencias de Morgan Stanley en esta entrada de tic616.

¿Que otros procesos pueden reconstruirse también?

Y eso por no hablar de productos para cliente. Lo mío es el CRM en modelo SaaS (eso se dice ahora, antes fue en outsourcing y cuando lo hacíamos en MS-Dos decíamos que era en alquiler). Antes pensaba que teníamos que poner un chat y un foro a nuestro sistema ¡Qué corto de miras! Hay que darle la vuelta entero. Reconstruirlo de una manera distinta, llenarlo de etiquetas de lo que hacen, que ellos también puedan ponerlas. ¡Quiero una nube en mi aplicación!. Ya se me ocurrirá cómo.